Sekreter ne iş yapar sorusunu değindiğimiz zaman öncelikle hangi sekreterin kast edilmiş olduğu anlaşılmalıdır. Bu konu da çalışan kişinin şirket ve şirketin boy göstermekte olduğu sektöre göre değişkenlik göstermektedirler.

Sekreterler, sekreteri bulundukları kişiler tarafınca iş hayatlarında çalışma düzenini takip etmekle yükümlü kişilerde olabilmektedirler. Bir şirket veya kurumun yüksek bir mevkiinde çalışmak kişinin takibini zorlaştırabilecek etkenlerdendir. Bundan dolayı bu alanlarda hizmet veren yöneticiler günlük toplantıları, incelenmesi gereken dosyaları, imzalanacak olan evrakları ve yapılacak olan şeyleri unutmaktadırlar. Bu tarz durumların oluşmaması için de insanlar yanlarına sekreter almayı tercih etmektedirler. Sekreter olan bir kişinin en temel görevi, sekreterliğini yapacak olduğu kişinin yükümlü olduğu şeyleri, vaktini geçirmeden ve laf kalabalığı yapmadan ona bildirmesidir. Bu da bazı zamanlar imzalanacak bir evrak veya katılması zorunlu olduğu toplantıyı hatırlatmak gibi şeyler olabilmektedir. Çalışılan alana göre sekreterlik görevleri değişiklik göstermektedir. Liste haline getirmek gerekirse;

Sekreterin Görevleri Hakkında?

Sekreterin düzenleme görevlerine değinildiği zaman aklımıza gelen ilk olarak fiziksel denetim olmalıdır.

Ofis içerisinde düzenin en çok bir şeyin yeri olması ve her şeyin yerli yerinde durmasına dikkat etmektir.

Kimin kim ile çalıştığını, bir çalışanın kimden direktif alacağı, çalışanın kime karşı sorumlu veya yetkili olduğu gibi hususlara dikkat edilmelidir.

Telefon rehberi sürekli güncel tutulmalı ve her zaman el altında bulundurulması gerekmektedir.

Eğitimli bir sekreter teorik şekilde bilgilere sahip olarak okuldan mezun olduğundan dolayı sekreterlik işlerinin pratik yönüne adapte olmakta zorluk çekmiyor ve ortama hemen ayak uydurmayı sağlayabiliyor.

Sekreterin repertuar düzenine değinildiği zaman aklımıza şunlar gelebilir;

Ajanda,

Not tutma defteri,

Telefon mesaj trafiği ve mesajları,

Bugün yapılacak çalışma listesi,

Organizasyon çizelgesi,

Bilgisayar içerisindeki organizeler,

Bu denetim ise üç yönlü olabilmektedir

Kendi masası ve kendine ait düzeni,

Yöneticisinin masası, çalışmaları ve gereksinimleriyle ilgili düzenlemeler,

Sekreterin kılık kıyafetine ait olan düzeni,